Słupki, wskaźniki i liczby wydają się mało atrakcyjne w porównaniu do kreatywnych treści, ale wsparcie statystyk w biznesie jest nieocenione. Analiza, wyciąganie odpowiednich wniosków pomaga realizować cele i planować skuteczne działania. A bez tego nie ma rozwoju.
ICCA, International Congress and Convention Association istnieje od 1963 roku, czyli już prawie 60 lat. Od 2009 Stowarzyszenie wydaje raport statystyczny o ilości konferencji organizowanych przez międzynarodowe stowarzyszenia na świecie. I co roku destynacje, miasta, kraje i regiony śledzą wyniki raportu, bo im wyżej się w nim znajdą, tym większą zyskują wiarygodność i popularność. Ale co tak naprawdę mówią nam dane w raporcie i czy są one wiarygodne?
Raporty statystyczne ICCA są oparte na danych, dotyczących spotkań zorganizowanych przez międzynarodowe stowarzyszenia, które:
- odbywają się regularnie (co rok, dwa, 4,5 itp.)
- rotują pomiędzy co najmniej trzema krajami / terytoriami (czyli za każdym razem odbywają się w innym miejscu)
- liczą co najmniej 50 uczestników.
W raportach tych nie ma więc spotkań, które odbywają się jednorazowo, nie przemieszczają się między miastami lub organizowane są przez korporacje. Nie znajdziemy tam również informacji o wydarzeniach rządowych i politycznych.
Zakres badań ICCA obejmuje lata 2009-2018. Statystyki pokazują, że od 1963 r. do 2013, liczba międzynarodowych spotkań stowarzyszeń podwaja się co 10 lat. Jeśli chodzi o ilość organizowanych kongresów, to Polska konsekwentnie umacnia swoją pozycję i co roku odnotowuje wzrost. W roku 2018 odbyło się w naszym kraju 211 konferencji co plasuje nas na 19 miejscu na świecie. Szacowana liczba uczestników wszystkich kongresów w Polsce w 2018r. to 65,836 co stawia nas na 25 miejscu na świecie. Najwięcej spotkań tj. 947 zorganizowano w USA, na drugim miejscu znalazły się Niemcy z 642 kongresami.
W raporcie dotyczącym 2018r., w którym znajdują się dane zebrane do 30 kwietnia 2019r., odnotowano 12 937 wydarzeń co stanowi wzrost liczby spotkań stowarzyszeń odbywających się w 2018r. o 379 w porównaniu do liczby zarejestrowanych w tym samym czasie w 2017 r. Jest to najwyższy wynik jaki kiedykolwiek odnotowano w rocznych statystykach ICCA.
Największą ilość spotkań tj. 39,5%, stanowią wydarzenia liczące od 50 do 149 uczestników. Spotkania o wielkości od 150 do 249 uczestników plasują się na drugim miejscu i stanową 21,7%, następnie 21,6% to spotkania od 250 do 449 i 10,5% te liczące od 500 do 999 uczestników. W związku z tym, że największą ilość stanowią spotkania relatywnie małe, informacja ta może być cenną sugestią dla firm tworzących strategie sprzedażowe, aby wzmocnić wysiłki związane z pozyskiwaniem małych wydarzeń, a nie koncentrować się na największych. Skoro tych najmniejszych jest najwięcej, to też najprościej o nie zawalczyć.
W raporcie są również dane dot. częstotliwości organizowanych spotkań oraz ich rotacji, i tak, najwięcej jest konferencji dorocznych, bo aż 7,648, i kolejno tych organizowanych co dwa lat - 2,796, co trzy – 509. Informacja o rotujących spotkaniach jest bardzo cenna, gdyż wydarzenia stowarzyszeń nie powracają do tych samych destynacji przez co najmniej 10 kolejnych lat.
Najpopularniejsze miesiące organizacji spotkań to wrzesień (2,010) oraz kolejno październik, czerwiec, maj, listopad. W listopadzie 2018r odbyło się 1,284 spotkań, natomiast w lipcu – 1,169 i w sierpniu – 938. Najmniej odbyło się w lutym (288) i styczniu (221). Obala nam to tezę, że kongresy nie są organizowane w miesiącach letnich.
Średnia długość spotkania to 3,66 dnia. Zarówno w roku 2016, jak i 2017 długość ta wynosiła 3,63 dnia, a w 2015 – 3,62, natomiast w 2014 – 3,66. Ta liczba nie zmienia się więc specjalnie na przestrzeni lat i obala kolejną tezę, iż spotkania stają się coraz krótsze. Warto dodać, że dane te są wyliczone na podstawie tylko tych spotkań, których dokładne daty (i tym samym czas trwania) są przechowywane w bazie danych.
W raporcie opublikowano również dane dotyczące miejsc gdzie odbywają się wydarzenia. I tak najwięcej kongresów, bo aż 41,8% odbyło się w hotelach z zapleczem konferencyjnym, 27,8% w uczelniach wyższych, 20,4% w obiektach kongresowo – wystawienniczych, a 10,1% w obiektach „innych”. W 2018r. było to 3,440 konferencji w hotelach i prawie o połowę mniej tj. 1,696 w obiektach kongresowo-wystawienniczych.
Dane do raportów ICCA są dostarczane co roku przez członków stowarzyszenia. Do 1 lutego 2020 roku ICCA zbiera statystyki za 2019r., a pełen raport, który będzie dostępny dla członków, ukaże się w maju 2020r. Warto wiedzieć, że skuteczność pozyskiwania i przekazywania danych do ICCA bywa bardzo różna i zależy od wielu czynników, m.in. od zaufania do partnerów. W niektórych miastach hotele bardzo chętnie przekazują dane i wówczas takie destynacje znajdują się wysoko w rankingach, w innych nie, co powoduje spadek tych lokalizacji.
W raporcie znajduje się również informacja o tematach organizowanych wydarzeń i tu króluje medycyna (16,8%), następnie technologia (14,3%), nauka (13,7%), edukacja (6,3 %) oraz przemysł (6,2%).
W raportach ICCA mamy też dostępne informacje o opłatach rejestracyjnych. Średnia opłata rejestracyjna w 2018r. wynosiła 497$, a średnie wydatki uczestnika z jednego spotkania – 2,258$. Wszystkie kwoty są w USD. Średnie całkowite wydatki przedstawionych danych są obliczane na podstawie założenia, że 22% całkowitych wydatków jest wydawany na opłatę rejestracyjną. To założenie opiera się na dwóch badaniach przeprowadzonych w 2004 r. przez Vienna Convention Bureau i Finland Convention Bureau.
Dane statystyczne ICCA są cennym źródłem informacji, ale powinny być ostrożnie interpretowane. Nie dają pełnego obrazu jak kształtuje się rynek przemysłu spotkań, gdyż nie odzwierciedlają statystyk wszystkich spotkań. Brakuje w nich danych o ważnych spotkaniach korporacyjnych, nie organizowanych przez stowarzyszenia czy lokalnych (nie międzynarodowych). Dlatego też bardzo ważne są statystyki lokalne. Statystyka nie jest wyrocznią, ale umiejętnie wykorzystana może stać się solidnym wsparciem przy tworzeniu planów sprzedażowych i marketingowych firm, co też jest nadrzędnym celem raportów ICCA.
Autor – Anna Górska / EXPO XXI Business Development Director/Doradca Zarządu Symposium Cracoviense/Wiceprezes ds. Współpracy Międzynarodowej SKKP
