W dzisiejszym pandemicznym świecie cała szeroko rozumiana branża MICE jednoczy się we wspólnym celu, próbując przetrwać kryzys. Czy to jest chwilowy (choć trwający już prawie rok) zryw, czy też alianse przetrwają i wzmocnią swoją pozycje, ponieważ korzyści uczestnictwa w organizacjach są nie do przecenienia? Pisze Anna Woda, sekretarz generalna Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce, w cyklu „Okiem eksperta SKKP”.
Powstała w marcu 2020 roku, inicjatywa Tugether (od 21 lipca 2020r. - Rada Przemysłu Spotkań i Wydarzeń) była spontaniczną próbą połączenia sił ponad podziałami. I ta próba przyniosła wymierne korzyści. Przedstawiciele przemysłu spotkań i wydarzeń, jako jedni z pierwszych i bardzo mocno poszkodowanych przez pandemię, byli adresatami pomocy rządowej. Podmioty, które podpisały deklaracje i stały się sygnatariuszami Rady, na pierwszy rzut oka różnią się od siebie i reprezentują, czasem bardzo odległe branże. Niemniej jednak połączył je nadrzędy cel – walka o przetrwanie. Działające indywidualnie branżowe stowarzyszenia nigdy nie miałyby takiej mocy sprawczej. Dzięki połączeniu sił udało się uświadomić rządzącym, że sektor spotkań, wydarzeń, rozrywki, turystyki i czasu wolnego to 15 proc. PKD i 1,5 mln zatrudnionych. Członkowie Rady Przemysłu Spotkań i Wydarzeń tworzyli pierwsze wytyczne sanitarne dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2, wytyczne dla organizacji wydarzeń po tzw. otwarciach (aktualizacja wytycznych w styczniu 2021). Doradzali w Ministerstwie Rozwoju, następnie w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii, walczyli o każdy podmiot odrzucony ze względu na PKD, prowadząc wielogodzinne spotkania z rzecznikiem MŚP oraz przedstawicielami Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR). Wiele energii pochłonęło lobbowanie w Sejmie i Senacie i choć w chwili obecnej wydaje się, że część podmiotów nie zostało objętych pomocą, Rada wciąż prowadzi działania zmierzające do zmiany tej sytuacji.
Nie ulega wątpliwości, że każdy przedstawiciel Rady dba o interesy własnego stowarzyszenia. Członkowie poszczególnych stowarzyszeń zgłaszają postulaty, które konsultowane są wewnętrznie, a następnie prezentowane szerszemu gronu. Stowarzyszenie Konferencji i Kongresów w Polsce postuluje w chwili obecnej, by rozważyć uruchomienie działalności kongresowej, w pierwszej kolejności uwzględniając wydarzenia medyczne konferencyjne i targowe, mając na uwadze, że adresatami tych wydarzeń jest środowisko medyczne ujęte w narodowym programie szczepień, w grupie zero.
Wszelkiego rodzaju alianse zdecydowanie zyskały na popularności w ubiegłym roku. Podmioty, które nie były zrzeszone, nagle zorientowały się, że członkostwo w stowarzyszeniu to nie tylko składki i obowiązki, ale również benefity. To dobry czas, aby pokazując korzyści wpierać idee stowarzyszania.
Nieprzypadkowo, często korzystając z doświadczeń innych państw, podmioty zrzeszają się celem współpracy, głównie biznesowej, choć nie tylko. Na wzór niemieckiego Seven Centers, w którym niemieckie wiodące ośrodki kongresowo-konferencyjne wymieniają się doświadczeniami, wspierają i współpracują promocyjnie, powstało porozumienie Power of 4. Sygnatariuszami porozumienia są: Lubelskie Centrum Konferencyjne, Centrum Kongresowe ICE Kraków, Centrum Nauki Kopernik oraz Europejskie Centrum Solidarności. Dzięki współpracy czterech obiektów podobnej wielkości możliwe jest rotacyjne przekazywanie klientów i utrzymanie konkretnego wydarzenia na dłużej w Polsce, tylko w innych miastach. Dodatkową, niebagatelną korzyścią dla porozumienia jest stała możliwość dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, np. w przypadku klientów z tzw. „czarnej listy”. Na początku pandemii obiekty wspólnie ustalały wstępne warunki działania po otwarciu. Przygotowane procedury musiały być dopasowane do konkretnego obiektu, niemniej jednak w ogólnych zapisach, a przede wszystkim interpretacji przepisów, można było się wspierać. Członkowie porozumienia dwukrotnie mieli okazję w ubiegłym roku do dzielenia się wiedzą dotyczącą bezpieczeństwa obiektów: podczas webinarów Kraków Network oraz Meetings Weeku.
Innym przykładem zrzeszenia, jest strategiczny alians Strategic Alliance of the National Convention Bureaux, w którym Poland Convention Bureau POT, reprezentuje Polskę od 2016 r., działając na rzecz wypracowania wspólnych standardów dla branży w Europie i wzmocnienia pozycji lidera Starego Kontynentu pod względem liczby goszczonych wydarzeń i spotkań biznesowych. Poprzez udział w działaniach na rzecz wypracowania wspólnych standardów dla branży w Europie POT podkreśla pozycję Polski jako atrakcyjnego regionu dla organizacji spotkań i wydarzeń biznesowych na arenie międzynarodowej. Członkowie tego aliansu różnią się i uzupełniają, są biura o mniejszych i większych zasobach, działające w różnych strukturach, dziesiątki lub zaledwie kilka lat. Najważniejsza jest jednak wymiana doświadczeń pomiędzy poszczególnymi krajami, w celu wypracowania kierunków działań i określenia potrzeb tej europejskiej organizacji.
Ponadto, coraz częściej polskie firmy i instytucje, przystępują do znaczących międzynarodowych sieci i organizacji, między innymi do działającej od 1963 r. ICCA (International Congress & Convention Association), UIA (Union of International Associations), ECM (European Cities Marketing), MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society for Incentive Travel Excellence), UFI (The Global Association of the Exhibition Industry), EMECA (European Major Exhibition Centres Association). Członkowstwo w tych stowarzyszeniach poza walorem edukacyjnym, niesie możliwość zainteresowania polskimi destynacjami i obiektami, a w konsekwencji przystąpienie do rywalizacji o organizację największych europejskich i światowych wydarzeń.
Stowarzyszenia, izby, porozumienia w czasach prosperity często cierpią na nudę i brak zaangażowania swoich członków. Jednak wystarczy wyjść ze strefy komfortu, zetknąć się z nowymi wyzwaniami, aby docenić siłę zjednoczenia oraz niepodważalne wartości, jakimi są wymiana doświadczeń, szacunek oraz tzw. „podniesienie na duchu”. Wśród członków Rady Przemysłu Spotkań i Wydarzeń zawiązała się grupa: Kobiety MICE, wśród których znajdują się te, które stoją dziś na czele większości polskich branżowych stowarzyszeń oraz te, które są najaktywniejszymi działaczkami sektora MICE. W chwili obecnej członkinie tej grupy nie myślą o własnych biznesach, raczej są dla siebie wsparciem w tych trudnych czasach. I oczywiście patrzą z nadzieją w przyszłość, marząc o powrocie do „normalności”, ale na ten moment, po prostu podają sobie pomocną dłoń i wysyłają uśmiech.
Autor: Anna Woda, sekretarz generalna Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce, kierownik działu organizacji konferencji i imprez w Centrum Nauki Kopernik, w Warszawie.
