Organizacja konferencji naukowych to wyzwanie. Szczególnie w czasach, kiedy pojawia się coraz więcej większych i mniejszych spotkań naukowych - konferencji, sympozjów, warsztatów – a potencjalni uczestnicy bardzo cenią swój czas i wnikliwie oceniają wydarzenia, w których wezmą udział. Dla organizatorów to nie lada wyzwanie i walka o jak najwyższą frekwencję – bo to ona jest miarą sukcesu organizowanego przez nas wydarzenia. Bezsprzecznie konferencje naukowe niosą za sobą wiele korzyści – wymiana doświadczeń, transfer wiedzy, poznanie najnowszych osiągnięć czy możliwość poznania i porozmawiania z ekspertami z danej dziedziny – to tylko niektóre z nich. Bywa jednak, że duża konkurencja podobnych wydarzeń, ogrom pracy związany z organizacją, bywają nieco zniechęcające do podjęcia wyzwania. Poniżej kilka wskazówek co zrobić, na co zwrócić szczególną uwagę i od czego zacząć, aby nasze wydarzenie było wyjątkowe i na długo zapadło w pamięci uczestnikom.
MERYTORYKA TO PODSTAWA
Wydarzenie naukowe to nie event, w rozumieniu show. Tutaj nie kładziemy tak dużego nacisku na emocje, niezapomniane przeżycia – kluczowa jest wartość merytoryczna. Mocny program naukowy to gwarancja sukcesu. Ważne aby z dużym wyprzedzeniem zarezerwować terminy u kilku kluczowych ekspertów z danej dziedziny – tutaj nawet roczne wyprzedzenie nie daje gwarancji, czy termin będzie jeszcze dostępny. Keynoci są bardzo rozchwytywani, a jak wspomniałam wcześniej, wydarzeń naukowych jest coraz więcej - więc kto pierwszy ten lepszy. Ważne, aby zachować wśród mówców równowagę – zarówno płci, o ile to możliwe (w środowisku naukowym niestety może to się okazać trudne), warto tez zaprosić młodych naukowców, dać im szansę zaprezentowania swoich wyników badań i pomysłów, sesje młodych są coraz bardziej popularne. Na pewno warto zabezpieczyć się „rezerwowymi” prelegentami na wypadek odwołania wystąpienia w ostatniej chwili któregoś z wykładowców – niestety takie przypadki nie należą do rzadkości, dlatego zawsze warto mieć back-up.
TO GDZIE WIDZIMY SIĘ ZA ROK… ?
Zalożenie, że o wyborze konferencji naukowej decyduje WYŁĄCZIE program merytoryczny jest
… nazbyt idealistyczne. Zbyt często słyszałam rozmowy uczestników konferencji medycznych, którzy planując kolejny wyjazd na konferencję brali od uwagę, czy w tym mieści już byli, czy nie i na tej podstawie decydowali o swoim udziale. Tak więc lokalizacja jest równie ważna. Tutaj Polska jest w bardzo korzystym położeniu. Mamy duże centra kongresowe, dobre połączenia lotnicze I jeszcze nie jesteśmy tak “wyeksploatowani “ jak inne miasta europejskie.
Poza centrum konferencyjnym, ważne jest zapewnienie uczestnikom hoteli o zróżnicowanym standardzie i dobrze skomunikowanych z obiektem konferencyjnym. Zmienia się konwencja organizacji spotkań naukowych – odchodzi się od prowadzenia wykładów na jednej sali plenarnej, na rzecz workshopów i sesji tematycznych – stąd zapotrzebowanie na większą ilość mniejszych sal – co także może być często wyzwaniem.
I ROK TO ZA MAŁO…
Przygotowania do konferecni naukowej trają srednio rok, pólltora. Kluczowe jest zarezerwowanie odpowiednio wcześnie obiektu, hoteli, potwierdzenie kluczowych wykładowców. Ale także uczestnicy decyzji o wzięciu udziału w konferencji nie podejmują w ostatniej chwili, lecz ze znacznym wyprzedzeniem. Ważne też jest zrobienie wstępnego rozeznania, czy ta grupa odbiorców preferuje spotkania w tygodniu, czy jednak w weekend. To tez może zaważyć o frekwencji. Na tematy związane z budowaniem programu merytorycznego, pozyskaniem partnerów, dotarciem do potencjalnych uczestników… często rok intensywnej pracy to i tak mało.
NOWE PODESJCIE DO AGENDY SPOTKANIA
Zauważalna jest zmiana układu sesji naukowych. Odchodzi się od pólgodzinnych wykładów ex catedra, na rzecz krótszych, bardziej dynamicznych i konkretnych wystąpień. Od jednego z przewodniczących komitetu naukowego usłyszałam, że jeżeli ktoś ma cos ciekawego do powiedzenia to zmieści się w 10 minutach. I tego organizatorzy starają się trzymać. Jest to z korzyścią dla uczestników, którzy nie usypiają na przydługich wykładach. W takiej formule bardzo ważne jest wprowadzenie do agendy dłuższych przerw kawowych i czasu na networking, podczas którego uczestnicy mają szansę pogłębić temat, który zainteresował ich podczas 10 minutowego wystąpienia. Takie założenia budowania agendy spotkania wydają się najbardziej efektywne.
Z TECHNIKĄ ZA PAN BRAT
Konferencje naukowe są beneficjentem wszystkich nowinek, jakie oferują nam firmy zajmujące się techniką konferencyjną. Jednym z głównych wyzwań, które stoi przed organizatorami jest zbudowanie programu, który będzie angażujący, interesujący i będzie wzmacniał procesy naukowe uczestników. Przydługie wykłady ex catedra przez trzy dni konferencji odchodzą do lamusa.
Program konferencji powinien być szczegółowo opisany i dostępny z dużym wyprzedzeniem, aby uczestnik mógł zaplanować swój udział w wydarzeniu. Komunikacja z uczestnikami przed w trakcie i po wydarzeniu ma ogromne znaczenie i buduje zaangażowanie na każdym z etapów. Aplikacje mobilne, ze szczegółowym programem, możliwością wysyłania komunikatów do uczestników, czy prowadzeniem wewnętrznej korespondencji miedzy uczestnikami, są coraz bardziej dostępne i wykorzystywane przez organizatorów. Możliwość transmisji on-line całości lub części konferencji – odpłatnie, bądź nieodpłatnie to kolejna szansa na zwiększenie zasięgu. Podcasty, które bardziej szczegółowo zgłębiają konkretne zagadnienie, możliwość zadawania pytań on-line - to narzędzia budujące zaangażowanie uczestników.
Jak widać wydarzenia naukowe to duże wyzwanie, ale też ogromna szansa dla organizatorów, którzy mają szansę na odczarowanie starego modelu nauczania opartego na klasycznych wykładach i wykorzystaniu najnowszych osiągnięć techniki do budowania zaangażowania uczestników i budowania marki wydarzenia.
Autor:
Katarzyna Sadowska-Cioch
Wiceprezes Zarządu SKKP ds. Nauki i Rozwoju
